Sometimes being self-employed is just Kafka-esque.

—–Scroll down for English version.—–

Como ya sabrás si lees este blog a menudo, en el verano de 2011 me mudé de España a Suiza para hacer un máster en interpretación. Lógicamente, esto supuso cambiar mi domicilio profesional. Recibí mi permiso de residencia suizo en noviembre de 2011, y aquel mismo mes me di de alta en autónomos en Suiza y luego me di de baja en España –evidentemente, por vía telemática, por encontrarme en Suiza–. Para darse de baja en España, uno tiene que darse de baja primero con la Agencia Tributaria y luego con la Seguridad Social. Aquí está la confirmación de que me di de baja con la Agencia Tributaria el 18 de diciembre de 2011:

Y aquí la confirmación de que me di de baja con la Seguridad Social el 31 de diciembre, Nochevieja misma. ¿Lo veis? Pone: “Su baja en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o autónomos ha sido solicitada”. La fecha figura en la parte inferior de la página.

“Su baja en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o autónomos ha sido solicitada” – pone. Y yo, crédula como soy, me lo creí. Durante más de un año.

Ahora estamos en enero de 2013. Los Juegos Olímpicos de Londres terminaron hace medio año. La Duquesa de Cambridge está embarazada. Todos tenemos una opinión sobre la peluca que llevó Imanol Arias. Y el 18 de enero, yo noto que faltan 935,56 € en mi cuenta corriente:

En la información de la dispongo en Internet figura que el 14 de enero de 2013 se dedujo ducho importe; explicación: “EJECUCIÓN”. Nada más. Lo primero que pensé fue que alguien había pirateado mi contraseña, así que la cambié y me puse en contacto con el banco por Internet (más fácil que llamar por teléfono desde el extranjero). Me dijeron que se trataba de un embrago y que acudiera a mi sucursal, en Salamanca. Respondí explicando que no podía acudir porque vivía en Suiza, tal y como está indicado en los datos de mi cuenta. Me dijeron que entonces tendría que llamar a la sucursal. Llamé allí. Me pidieron que dejara mi número de teléfono y dijeron que me devolverían la llamada. Esperé una semana pero no me llamaron. Llamé de nuevo y me pidieron mi número de teléfono y mi dirección de correo electrónico, y esta vez sí me contestaron, enviándome un documento Word en el que se confirmaba que, efectivamente, se trataba de un embargo, pero sin indicar quién me lo había practicado. Envié otro correo preguntando de qué tipo de embargo se trataba, y al cabo de un par de días (ahora ya estamos en el 4 de febrero) me contestó la misma empleada de Santander, diciéndome: “Tendrás que ponerte en contacto con la Seguridad Social”.

Ahora por lo menos sé con quién tengo que contactar para resolver el problema. En la página web de la Seguridad Social hay dos formularios de sugerencias y quejas: uno para asuntos confidenciales, que sólo puedes usar si dispones de certificado digital, y otro que puedes usar sin certificado digital pero que, lógicamente, no se puede usar para consultas confidenciales porque no es seguro. Yo sí tengo certificado digital y lo he usado en varias ocasiones, por ejemplo para pagar todos mis impuestos españoles por el 3T y el 4T del ejercicio 2011. El problema está en que el formulario confidencial no funciona:

No funciona ahora y no funcionaba hace un año cuando intenté usarlo (ahora ya no recuerdo por qué). Por eso usé el formulario no seguro, pensando que por lo menos así podrían decirme con qué departamento tenía que hablar. Expliqué que “He intentado presentar esta consulta a través de la Sede electrónica, con certificado digital, pero no funciona el formulario.”

Al día siguiente, el sábado, 9, recibí esto por correo postal:

Me iban a practicar otro embargo, esta vez por 625,71 €. Entonces el de enero no fue un problema puntual.

Llegado el lunes, llamo a la Seguridad Social en Salamanca, por la mañana. A la señora que coge el teléfono (la señora A) le explico lo poco que sé y ella me da el número de la señora B. Llamo allí. La señora B me informa de lo siguiente: son embargos por la deuda que tengo con la Seguridad Social, porque desde principios de 2012 no he hecho los pagos mensuales que tienen que hacer los autónomos. Le digo que me di de baja en diciembre de 2011, que desde entonces ni soy residente en España, ni cotizo allí, ni pago los impuestos allí. Me dice que en su sistema no hay ninguna constancia de mi baja, que me seguirán embargando hasta que me dé de baja.

Mi deuda total es de algo más de 1.200 €, me dice. Yo le digo que me han informado de dos embargos, por un total de casi 1.600 €, no 1.200 €. Mira su ordenador de nuevo (supongo) y me dice que, efectivamente, la deuda total será de mucho más: estos dos primeros embargos correspondían sólo a los primeros meses de 2012. Que no se me olvide que habrá intereses por demora además de los importes correspondientes a los pagos originales. Me habrán informado de ello por correo postal, me explica. Yo le explico que como ya no vivo en España no recibo ninguna carta que se me envíe allí. (Durante más de seis meses mi ex compañero de piso me reenvió todas las cartas que fueron llegando para mí a Salamanca, pero ahora se ha mudado él también.) Le digo que dispongo de la confirmación que recibí de la Seguridad Social cuando mi di de baja por vía telemática en diciembre de 2011 (y por cierto, menos mal que siempre guardo estas cosas). Me dice que entonces tendré que hablar con su compañera (la señora C), diciéndome su nombre de pila, y me da el teléfono de ésta. Hablo con la señora C, que me pide que le envíe por correo electrónico la confirmación que recibí en diciembre de 2011. Se la envío a la dirección que ella me ha facilitado, y algo más tarde recibo la siguiente respuesta suya:

“Lo que me envía es simplemente una impresión de pantalla de la Oficina Virtual” – pues claro, al igual que la confirmación recibida de la Agencia Tributaria. Tratándose de trámites hechos por vía telemática, no puede tratarse si no de archivos electrónicos. “De haber concluido la operación habría recibido una Resolución.” Pero los usuarios del sistema ¿cómo podemos saber esto? Sólo lo saben los funcionarios de la Seguridad Social. De las cuatro opciones que ha dado aquí, la primera parece ser el procedimiento con certificado digital que ahora resulta que no funcionó en diciembre de 2011 (lo probé de nuevo al recibir este correo, pero ahora no admite el trámite con fecha de baja de diciembre de 2011); la segunda, según pone aquí,
http://www.seg-social.es/Internet_1/Masinformacion/SistemaRed/RedInternetnuev/Informacion/InformacionGeneral/Aquienvadirigido/index.htm
no le corresponde al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos; para la tercera no me estaba claro si se refería al correo postal o electrónico; y en cuanto a la cuarta, no tengo representante legal en España (ni en ningún otro país).

Le contesté pidiendo que me explicara con más detalle:

No recibí ninguna respuesta a mi mensaje, pero sí recibí una respuesta a mi consulta de la semana anterior. Recordaréis que había tenido que usar el buzón de consultas no confidencial porque no funcionaba el formulario confidencial, y que había indicado esto en mi mensaje. Pues bien, la respuesta que recibí empezaba de la siguiente manera: “Repetidas veces, en este buzón de consultas generales, solicita información que contiene datos protegidos y que no podemos facilitar por esta vía. Consulte página de acceso.”

*Suspiro.*

Bueno, entonces a mi correo a la señora C, en el que había pedido información más clara, no recibí respuesta ni el miércoles, ni el jueves. Pero bueno, todos tenemos mucho trabajo, no siempre es posible responder a los correos enseguida, a todos se nos olvidan cosas de vez en cuando, etc. Le volví a enviar el mismo mensaje al final del día laboral el jueves, y el viernes por mañana había recibido una respuesta. Ésta empezaba “Le amplio [sic] la información que le proporcioné pero al mismo tiempo le indico que la información telemática se solicita y facilita a través del Buzón de contultas [sic] que se encuentra en la página web y la información telefónica se solicita y facilita en el tfno. 901502050 [un número en Madrid] ya que existe en la Tesorería General de la S.S. un departamento específico para contestar tanto las consultas como las quejas que se realicen por esa vía.” (Nada de “Buenos días”, por ejemplo.) Sobre la tercera de las cuatro opciones, me había escrito: “3.- Cuando le digo por correo me refiero al Servio [sic] de Correos ordinario, es decir enviando una carta con los modelos y documentos que le indico.” No ha concretado la dirección que yo le había pedido, pero por lo menos sé que se trata del correo postal, y no del electrónico. Y por el comienzo de su mensaje entiendo que no me quiere dar más información. De todos modos, he redactado un carta y la he enviado por correo postal, junto con todos los modelos y documentos que ella me ha indicado, a la oficina de la Seguridad Social en Salamanca. He tenido mucha suerte en que una amiga mía aquí en Ginebra viajó a España aquel mismo día y ha podido enviar la carta desde Madrid. El mismo día, el viernes, 15, me hicieron el segundo embargo, por 624,48 € (no sé por qué no por 625,71 €). No sé qué pasará ahora; si en Salamanca no hacen nada, tal vez debería enviar todo a Madrid, o bien a la Consejería (española) de Empleo y Seguridad Social en Suiza. Por cierto, si no tenéis experiencia de este sistema probablemente estéis pensando que por supuesto que en Salamanca me darán de baja en cuanto les llegue la carta; yo, sin embargo, sospecho que no.

¿Por qué he contado todo esto aquí? No seamos ingenuos: nada va a cambiar porque yo describa lo que pasa en mi blog. Pues en primer lugar para otros autónomos: si os dais de baja en España (y hay muchos que lo hacen, por un motivo o por otro), no uséis los trámites administrativos en Internet, ni confiéis en ellos. Simplemente, no funcionan, y cuando de das cuenta de que no han funcionado te encuentras ante la inercia de los funcionarios, que ni te dan toda la información que les pides para poder empezar a rectificar el problema. Yo tuve que hacer todo en Internet porque estando fuera de España no podía hacerlo presencialmente, pero si tenéis la posibilidad, hacedlo presencialmente. Sigo esperando que esta vez me den de baja de verdad, sin que tenga que viajar a España en persona, pero no olvidemos que aunque me den de baja hoy mismo no dejarán de imponerme los embargos que creen que debo por todos los meses hasta febrero de 2013. Si el dinero que me han embargado hasta ahora corresponde a los primeros meses de 2012, dentro de un año seguirán cobrándome por la “deuda” que estoy incurriendo ahora. No sé de cuántos miles de euros será en total. Por cierto, después de un año de estudios en Ginebra, ya están gastados todos los ahorros que tenía.

Por favor, si os parece adecuado, compartid el enlace a lo que he escrito hoy, donde podáis. Dad en todos los botones que figuran al final de la versión en inglés, tuitteadlo, poned actualizaciones en LinkedIn, en Facebook, en vuestros propios blogs, si os parece adecuado. Tal vez no ayudará, y los autónomos conocemos todos la mentalidad de los funcionarios, pero por lo menos puede que evite que otras personas tengan los mismos problemas.

Para algo más alegre, os pongo un enlace a un vídeo de hace un par de años que a lo mejor ya conoceréis:

If you read this blog regularly, you’ll know that in summer 2011 I moved from Spain to Switzerland to do an MA in interpreting. Obviously, that meant changing my country of residence. My Swiss residence permit came through in November 2011, and the same month I registered as self-employed in Switzerland and then took myself off the register in Spain – online, obviously, because I was in Switzerland. To take yourself off the self-employed register in Spain, you have to come off the tax authorities’ register first and then the Social Security register. Here’s the confirmation that I came off the tax authorities’ register on 18 December 2011:

And here’s the confirmation that I took myself off the Social Security register on 31 December, New Year’s Eve. The part I’ve circled says, “Your removal from the register of the Special System for Self-Employed or Freelance Workers has been requested,” and the date is at the bottom of the page.

“Your removal from the register of the Special System for Self-Employed or Freelance Workers has been requested.” That’s what it says. And, idiot that I am, I believed it. For more than a year.

Now fast-forward to January 2013. The London Olympics finished six months ago. The Duchess of Cambridge is pregnant. The whole of the UK is up in arms because some beefburgers have turned out to be horseburgers. And on 18 January, I notice that €935.56 is missing from my current account:

My Internet banking service says that the money was deducted from my account on 14 January 2013; the explanation is “SEIZURE” (“EJECUCIÓN” in Spanish). Nothing else. The first thing I thought was that someone must have hacked into my account, so I changed my password and contacted the bank online (which is easier than phoning from abroad). They told me the money had been seized and that I should pop into my local branch in Salamanca, Spain. In my reply I explained that I couldn’t pop in because I lived in Switzerland, as they could see from my account details. They said that in that case I’d have to phone the branch. I phoned. They asked me to leave my phone number and said they’d ring me back. I waited a week but they didn’t phone. I rang again and they asked me for my phone number and email address, and this time they did answer. They emailed me a Word document that confirmed that the money had indeed been seized, but didn’t tell me who by. I emailed again and asked exactly what kind of seizure it was, and a couple of days later (it was 4 February by now) the same Santander employee replied, and said, “You’ll have to contact Social Security.”

At least now I knew who to contact to solve the problem. The Social Security authorities’ website has two separate suggestions and complaints forms: one for confidential issues, which you can only use if you have what they call a digital certificate (a type of electronic ID document), and one that you can use without a digital certificate but not, obviously, for confidential queries, because it’s not secure. I do have a digital certificate and have used it several times, including to pay all my Spanish taxes for Q3 and Q4 of 2011. The problem is the confidential form doesn’t work:

It doesn’t work now and it didn’t work a year ago when I tried (I can’t remember now why I needed to use it). So I used the non-secure form – I thought that way at least I’d be able to find out what department I needed to talk to.

The next day, Saturday 9, I received this in the post:

They were going to take more money from my account, this time €625.71. So the January withdrawal wasn’t a one-off.

On Monday morning I rang the Social Security office in Salamanca. I explained what little I knew to the person who answered the phone (person A), and she gave me the number of person B. I rang. Person B told me this: the money is being seized because I owe money to Social Security, as since the beginning of 2012 I haven’t made the monthly payments that freelancers have to make. I tell her I haven’t been on the self-employed register since December 2011 and that since then I haven’t been resident in Spain, paid Social Security in Spain or paid taxes in Spain. She tells me that there’s no record in their system that I came off the register, and that they’ll continue to take money from me until I do so.

She tells me that the total amount I owe is just over €1200. I tell her that I’ve already been told about two seizures, for nearly €1600 altogether, not €1200. She takes another look at her computer (presumably) and says yes, quite right, the total debt will be much higher: those first two seizures are only for the first couple of months of 2012. She also tells me not to forget there will also be late payment interest, on top of the original payments themselves. You’re bound to have been told of this by post, she says. I explain to her that because I don’t live in Spain any more I don’t receive any letters sent to me there. (My ex-flatmate forwarded all the letters that arrived for me in Salamanca for more than six months, but he’s moved away too now.) I tell her that I’ve got the confirmation I received from the Social Security authorities when I took myself off the register online in December 2011 (thank God I always save these things, by the way). She tells me that in that case I have to talk to a colleague of hers (person C) and gives me her Christian name and phone number. I talk to person C, who asks me to email her the confirmation I received in December 2011. I send it to the email address she has given me, and a while later I receive the following reply from her:

The body of the email begins, “What you have sent me is just a printout of a screenshot of the Virtual Office.” – Well, yes, that’s what it is, just like the confirmation from the tax authorities. As I did everything online, the files are electronic, not paper. “If you had completed the operation,” it says at the end of the first paragraph, “You would have received a Resolution.” But how are users of the system supposed to know that? Only Social Security employees know that. Of the four options she’s given me here, the first seems to be the procedure using a digital certificate that, it now turns out, didn’t work in December 2011 (I did try again when I received this email, but now it won’t process December 2011 as the date of end of activities); the second one, according to what it says here
http://www.seg-social.es/Internet_1/Masinformacion/SistemaRed/RedInternetnuev/Informacion/InformacionGeneral/Aquienvadirigido/index.htm
 , is not for people who are self-employed; for the third I didn’t know whether she meant email or snail mail; and for the fourth, I don’t have a legal representative in Spain (or anywhere else).

I replied, asking her for more detail:

I didn’t get a reply to that email, but what I did get was a reply to my query from the previous week. You’ll remember that I’d had to use the non-confidential query line because the confidential form wasn’t working, and that I’d explained that in my message. Well, the reply I received began as follows: “You have used this general query line several times to ask for information that includes protected data, which we cannot provide via this route. See the access page.”

*Sigh.*

So anyway, I didn’t get a reply to my email to the employee I’d spoken to, asking for clearer information, on Wednesday or Thursday. Still, we all have lots of work to do, you can’t always answer emails straight away, we all forget to do things now and then, etc. I re-sent her the same message at the end of the working day on Thursday, and by Friday morning I had received a reply. It began, “I’m adding to the information I gave you, but I’ll also tell you that information should be requested and provided online via the query form you can find on the website, and it should be requested and provided by telephone on 901502050 [this is a Madrid number], because the Central Social Security Authority has a specific department to deal with both queries and complaints made via that route.” (No “Good morning” or “Dear Miss Devitt” or anything.) This email said the following about the third of the four options: “3. When I say mail I mean the ordinary postal service, in other words sending a letter and the forms and documents I have told you to send.” She hasn’t given me the address as I asked, but at least I know she means snail mail, not email. And judging by the opening of this email she doesn’t want to give me any more info. Anyway, I’ve written a letter and posted it, together with all the forms and documents she mentioned, to the Social Security office in Salamanca. Luckily for me, a friend of mine here in Geneva had to go to Spain on the same day, and she’s posted the letter from Madrid. That same day, Friday 15, a second sum was deducted from my account: €624.48 (I don’t know why it wasn’t €625.71). I don’t know what’s going to happen now; if they don’t do anything in Salamanca, perhaps I should send everything to Madrid, or maybe to the (Spanish) Overseas Ministry for Employment and Social Security in Switzerland. Incidentally, if you’ve never dealt with this system you might well be thinking that obviously they’ll take me off the register as soon as my letter arrives in Salamanca; however, I suspect that that will not be the case.

So why have I written about all this here? There’s no point being naive, blogging about it isn’t going to change anything. Well, first and foremost for other freelancers: if you wind up your activities in Spain (and a lot of people are doing so at the moment, for one reason or another), don’t use the online official procedures, and don’t trust them. They just don’t work, and when you realise they haven’t worked you find yourself bashing your head against the brick wall of officialdom, people who won’t even give you all the information you ask for to start sorting things out. I didn’t have any choice: I had to do everything online because I wasn’t in Spain so I couldn’t do it face to face, but if you do have the choice, do it all face to face. I still hope that this time they really will take me off their register and I won’t have to go to Spain to sort things out in person, but remember that even if they do that today they’ll still take the money they think I owe them for every month up to February 2013. If the money they’re taking now is for the payments for early 2012, then in a year’s time they’ll still be taking money for the “debt” I’m incurring now. I don’t know how many thousand euros the total will be. And just for the record, after a year of studying in Geneva the savings I did have are all gone.

Please, if you feel able, share the link to this post wherever you can. Click on all the buttons at the end of the post, tweet it, put it in LinkedIn and Facebook updates, and in your own blogs, if you feel able. It might not help, and those of us who are self-employed are all familiar with petty officials’ approach to their work, but at least it might prevent other people having the same problems.

For a bit of light relief, here’s a link to a video that went viral in Spain a couple of years ago. It’s in Spanish, but somebody’s added subtitles. (036 is the number of the tax form you have to fill in in Spain to start or end freelance activities.)

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